Приобретение и внедрение новой налоговой системы

Что такое налоговая система?

Это может показаться вполне очевидным, но у многих казначеев есть вопросы о налоговых системах, их масштабах и функциональности, а также о том, как они точно соответствуют другим системам, которые уже используются. Налоговая система обычно включает в себя процесс обработки обязательств, меры и бэк-офис, что означает, что она обрабатывает транзакции из транзакций, включая расчеты и создание учетных записей. Кроме того, он обеспечивает весь анализ, управление рисками и отчетность по транзакциям и позициям в системе. Стоит подчеркнуть несколько важных аспектов. Во-первых, относительно начальной точки, казначейский дилер должен одновременно вводить транзакцию по телефону. Нет руки с номером & # 39; завершено; это онлайн бизнес, без каких-либо временных шагов или записи. В некоторых ситуациях может потребоваться более ранняя транзакция. фаза. Наиболее важным является то, что TMS должна поддерживать бизнес-процесс с самого раннего момента, сводя к минимуму или устраняя ручные или бумажные элементы. Как правило, цикл транзакции обязательства завершается, когда происходит расчет и транзакция записывается в систему учета.

TMS должна генерировать инструкции по расчетам для казначейских операций, поставок в электронной форме в платежную систему, например, в Swift или в банковскую платежную систему, или в бумажной форме, если это бизнес-процесс. Существует меньше единообразия, когда речь идет о том, что будут делать разные TMS, когда дело доходит до учета. В идеале, TMS будет генерировать все учетные записи, включая переоценки, для всех казначейских операций, плавно переводя их в систему учета. Учитывая все более короткие процессы в конце месяца, этот уровень автоматизации очень важен.

Обработка транзакций — это только одно измерение TMS; управление рисками другое. Иногда казначеи просят проверить модуль управления рисками в TMS, утверждая, что он каким-то образом управляет риском. это отделено от остальной части сокровища. На самом деле, управление рисками & # 39; он является или должен быть повсеместным и встроенным в систему, особенно если он воспринимается как широко определенный и включающий операционный риск. По этой причине модуль риска & # 39; вводит в заблуждение, ошибочно утверждая, что «риск»; может быть определен для конкретного модуля. Ключевым моментом является то, что система должна обрабатывать транзакцию из точки входа транзакции в соответствии со встроенной передовой практикой & # 39; структура контроля, обеспечивающая сегрегацию, контрпартийный контроль, проверку пределов и т. д

Таким образом, TMS обычно подключается к системе бухгалтерского учета для предоставления проводок по счетам и к одной или нескольким платежным / банковским системам для выдачи инструкций по выставлению счетов и / или перевода остатков на счетах. Кроме того, он подключается к рыночной информационной системе для загрузки процентных ставок, обменных курсов и других рыночных цен по мере необходимости. Другие интерфейсы могут потребоваться, например, в системе онлайн-торговли FX или в системах торговли облигациями на вторичном рынке, в зависимости от конкретной среды. Казначейство должно взять на себя ответственность за проект по выбору и внедрению новой TMS. В некоторых организациях ИТ-функция берет на себя ответственность. Это может привести к обратным результатам, поскольку технические вопросы ИТ представляют интерес, а реальные налоговые требования полностью понятны и неясны. Конечно, все ИТ-системы и системы, включая те, которые находятся в хранилище, должны соответствовать общей ИТ-политике компании, но казначейство должно определить свои функциональные требования, просмотреть их с поставщиками и провести процесс выбора. На практике небольшая команда, обладающая достаточным стажем для принятия необходимых решений, учета, ИТ и управляемая руководителем проекта, является идеальным способом продолжения работы. Роль менеджера проекта должна включать обеспечение постоянной координации и решения проблем с менеджером проекта на стороне поставщика. Согласованный план проекта с четкими вехами должен быть фиксированным ориентиром для управления проектом. Что касается графика, то каждая ситуация отличается, но реально требуется минимум три месяца для очень простого приложения и максимум двенадцать, в зависимости от интерфейса и настроек, при этом шесть месяцев являются хорошим средним значением. Очень важным фактором, определяющим требуемое время, является степень участия ключевых пользователей в деятельности по внедрению. Владелец компании & # 39; TMS и менеджер проекта должны обеспечить выполнение этого обязательства на протяжении всего проекта.

Определение требований

Критическая часть каждого проекта находится в самом начале, так что основная концепция верна. Казначей является ключевым игроком и должен гарантировать, что основная концепция соответствует организации и требованиям. Ложные предположения в начале могут иметь большие затраты в будущем. Проекты налоговой системы часто могут застрять в это время, потому что никто не участвовал в процессе раньше. Это непростая задача и требует другого мышления, чем повседневная сокровищница. По этой причине хорошо привлекать бизнес-аналитика для проведения и проведения процесса. По сути, вам нужно краткое описание требований к сокровищам и окружающей среде для других систем, пользователей и местоположений. Основные компоненты, которые должны быть определены: типы операций (т. Е. Денежный рынок, рынок капитала и валютные операции, текущие и ожидаемые), процесс / сфера деятельности (например, прогнозы движения денежных средств, управление денежными средствами, банковские счета) и аналитические результаты / отчетности. Это не обязательно должен быть очень подробный документ, но он должен быть сбалансированным, например, не только о «фронт-офисе», и должен быть исчерпывающим. Вместо того, чтобы рассматривать его как одношаговое упражнение, вы можете рассматривать его как процесс, начиная с высокого уровня и подробно описывая, как изображение становится более четким, чем взаимодействие с поставщиками. Большинство казначеев получат системные презентации и будут искать ориентировочные предложения в рамках начальной фазы сканирования рынка, которая позволит получить более подробные спецификации. Тем не менее, казначей должен остерегаться сползания. то есть накопление множества небольших дополнений, каждое из которых прекрасно оправдывает себя, но вместе приводит к движущейся цели все большего размера. Важно отметить, что казначей должен следить за тем, покупает ли он, а не продает, функциональность.

Многие казначеи сталкиваются с выбором между приобретением казначейского модуля существующей системы ERP или приобретением специализированной TMS. Это может быть трудным решением для государственной казны. В некоторой степени более простым вариантом является предпочтение модуля ERP, но это еще один вариант оценки по критериям, установленным для всех альтернатив. Важным моментом, который следует учитывать, является то, что системные поставщики хорошо подходят для просмотра и понимания стандартных налоговых требований. Важно подчеркнуть необычные или специфические аспекты деятельности компании.

Сказав это, вы должны защитить себя от напряжения, чтобы думать, что мы очень разные. и стандартное решение требует много корректировок для удовлетворения наших требований. Очень важно подходить к каждой новой реализации системы с готовностью изменить существующий бизнес-процесс, чтобы соответствовать системе, вместо того, чтобы требовать нового изменения системы, чтобы соответствовать существующему бизнес-процессу. Этот последний подход может быть очень дорогостоящим с точки зрения адаптации и, что примечательно, постоянной поддержки и обслуживания такого решения по запросу. Новая TMS — это возможность пересмотреть и изменить бизнес-процесс, который должен быть частью плана проекта.

Просмотр ответов на запросы предложений

Казначейство должно стремиться получить как минимум три, предпочтительно пять, сильных ответа на запросы предложений. Хотя рассмотрение и список ответов на запросы предложений являются необходимым шагом, системный порядок не должен быть бумажным упражнением. Невозможно задокументировать требования, отправить их разным поставщикам, оценить ответы и выбрать. В лучшем случае этого может быть достаточно для предварительного анализа, но, кроме того, необходимо иметь глубокое понимание того, что каждая система может фактически обеспечить — сосредоточив внимание на самой системе. Часто список требований будет выдан многим поставщикам, которые просят дать ответ «да / нет» с точки зрения выполнения. Однако «да». ответ на такое требование, как, например, ваши системы генерируют учетные записи; это недостаточно информации. Каждый & так; это означает что-то другое — может быть, что-то совсем другое — и эти различия должны быть правильно поняты. Единственный способ сделать это — подробно обсудить систему с поставщиком. Это больше, чем системная презентация & # 39; — обычно это высокоуровневый обзор продавца — но подробный переход через систему, позволяющий целый день выполнять это упражнение. Это не преувеличение; После выбора TMS, казначейству придется жить в течение многих лет, практически не имея места для повторных мыслей, так что должная осмотрительность того стоит.

При рассмотрении ответов на запросы предложений важны функциональность и цена, а также фактический процесс внедрения и текущее обслуживание и поддержка. Команда, которую продавец назначает для проекта, имеет решающее значение для успешного процесса внедрения, и обязательства в этом отношении должны быть четко определены как часть должной осмотрительности.

Строить, покупать или сдавать в аренду?

Очень немногие сегодняшние казначеи останутся в положении «построить против покупки». Решение. Системы, доступные на рынке, означают, что разработка внутренних систем просто не имеет смысла. Затраты и риски слишком высоки. Затраты включают требования к ресурсам / времени для казначейства для предоставления функциональных спецификаций; риск включает в себя вероятность того, что проект не будет соответствовать требованиям. И тогда возникает долгосрочная проблема поддержания и развития системы в будущем.

Тем не менее, вариант «купить по сравнению с арендой» — это то, что нужно учитывать. По сути, вы покупаете покупку первоначальной лицензии (то есть права на использование программного обеспечения) и оплату ежегодного лицензионного сбора (для получения постоянной технической помощи и обслуживания, а также получения обновлений системы) вместе с установкой программного обеспечения во внутренней ИТ-инфраструктуре. Поставщик альтернативных услуг приложений & # 39; (ASP) или модель программного обеспечения как услуги (SaaS) означает, что вы платите периодическую абонентскую плату, и программное обеспечение установлено / доступно на каком-то внешнем устройстве, а не на ваших собственных серверах. С точки зрения пользователя, функциональность одинакова. Цены — или, возможно, более правильно, денежный поток — и вопросы, связанные с контрактом и политикой в ​​области ИТ, являются отличительными чертами. Подход ASP / SaaS распределяет платежи во времени, избегая авансовых расходов.

бюджет

Налоговые системы существенно различаются по цене. В пяти коротких письмах было бы весьма необычно сказать, что самая высокая цена была почти в два раза выше самой низкой цены. Учитывая такой широкий диапазон цен, установить бюджет за пределами может быть сложно. На практике казначейство должно поговорить со многими поставщиками, чтобы получить информацию о цене и объеме / функциональности различных предложений. Чтобы избежать превышения бюджета и даже контракта, государственное казначейство должно искать контракт с фиксированной ценой, с ясностью о том, что включено и исключено, и цены на дополнительные опции.

Основными причинами, по которым затраты могут выйти из-под контроля, являются рассмотрение требований и слишком большая корректировка. Как уже объяснялось, Государственное казначейство должно тщательно рассмотреть необходимость адаптации и максимально ограничить его. Слишком большая корректировка означает, что преимущества «автономного» решения могут быть сведены на нет, а риск перерасхода средств и выполнения увеличился.

Как правило, стоимость внедрения может быть равна стоимости программного обеспечения. Чтобы управлять этой стоимостью, казначейство должно потратить время на разработку или согласование хорошего плана проекта, который включает все задачи и правильно отображает критический путь. Важно отметить, что казначейство должно осознавать, что внедрение системы является дополнительной и сложной задачей, и для ее запуска требуются сосредоточенные усилия. Продавец не может сделать это без этого финансового обязательства.

приложение Хорошие налоговые системы необходимы для эффективного управления денежными средствами. Управление рисками, контроль, анализ и отчетность могут быть улучшены, а скрытые затраты на плохие системы устранены. Процесс приобретения и внедрения такой системы — большой шаг, но правильный подход означает, что это не должно быть трудной задачей, и результат может быть обеспечен.

Написано Эдди Фогарти Эго и опубликовано в ежегоднике ACT (Ассоциация корпоративных казначеев Великобритании) за 2012 год.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *